Зазвичай підписують датою виставлення УПД . За загальним правилом первинний документ потрібно складати безпосередньо в момент здійснення господарської операції або відразу ж після неї (п. 3 ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ).
УПД складається в момент здійснення факту господарського життя (відвантаження товару, передання робіт, послуг, майнових прав). При цьому може бути варіант, коли дата складання документа, дата відвантаження і дата приймання товарів збігаються, тоді відповідно збігаються і показники рядків (1), [12] і [17].
У формі УПД має стояти підпис керівника (або підприємця) і головного бухгалтера чи інших уповноважених осіб у розділі рахунка-фактури.
З ст. 182 ЦК РФ випливає, що діяти за правочином від імені компанії може представник на підставі довіреності. Таким чином, уповноважена покупцем за довіреністю на отримання товарів особа має право підписати рядок 15 із зазначенням свого прізвища та ініціалів, а також посади.