Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передання їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або шафах, що зачиняються, під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Можна виділити документи тимчасового та постійного зберігання. Строки тимчасового зберігання: 1 рік, 3 роки, 5 років, 6 років, 10 років, 15 років, 45 років, 50 років або 75 років. Документи постійного зберігання перші 10 років мають перебувати в компанії, а потім їх передають до архіву.
Є кілька видів документів, що розрізняються залежно від терміну зберігання: документи тимчасового терміну зберігання до 10 років, понад 10 років; документи довготривалого терміну зберігання понад 10 років; документи, термін зберігання яких “постійно”.
Що належить до документів постійного зберігання?
- накази з основної діяльності;
- акти про знищення справ і втрату документів;
- номенклатура справ;
- штатні розписи;
- журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
- описи справ постійного зберігання та з особового складу;
- цільові програми інформатизації;